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Zeiterfassung für Handwerker – im Büro und in der App Erfasst im Keller. Gerechnet im Büro.

Die Zeiterfassung von allrounderX läuft auf dem Telefon des Monteurs, auch ohne Netz. Jede Stunde gehört zu einem Projekt, wird freigegeben und landet auf dem Arbeitsnachweis, in der Nachkalkulation und im Zeitkonto – ohne Stundenzettel und ohne Abtippen.

Was die Zeiterfassung kann

Sechs Bereiche, die aus einer Stoppuhr eine Zeitwirtschaft machen – in demselben Handwerkerprogramm, das auch Angebot und Rechnung schreibt.

Zeiten je Projekt, auch offline

  • Zeiten je Projekt und Kategorie – wahlweise auf eine Angebotsposition gebucht
  • In der App für Android und iOS erfasst, übertragen, sobald Netz da ist
  • Kilometer mit dem Privatwagen am Eintrag, mit Kilometergeld
Besser: Ein zweiter Anlauf nach dem Funkloch legt nichts doppelt an. Was der Server ablehnt, bleibt mit Grund in der Ausgangsmappe stehen.

Zeitkonto mit Soll und Ist

  • Sollzeit je Wochentag nach Arbeitsplan, mit „gilt ab“
  • In der App: Soll, Ist, Vortrag und Saldo bis heute – gerechnet wie im Büro
  • Stunden je Zeitart über alle Seiten der Liste
Besser: Das Zeitkonto wird gerechnet, nie gespeichert – es stimmt also immer, auch rückwirkend.

Pausen und Freigabe

  • Gesetzliche Mindestpause nach ArbZG, vom Server erzwungen
  • Freigabe in drei Stufen, mit Grund beim Zurückweisen
  • Stunden einreichen mit einem Druck in der App

Urlaub, Krankheit und Betriebsferien

  • Urlaubsantrag mit Freigabe, Krankmeldung mit Bescheinigung als Foto – auch vom Telefon
  • Urlaubsanspruch und Korrekturen wie Resturlaub mit Grund
  • Betriebsferien und Schließtage einmal für alle
Besser: Urlaub und Krankheit lassen sich nicht in die Zeiterfassung tippen – dort bewirkte die Zeile nichts. Sie gehen den Weg, auf dem sie im Konto, in der Plantafel und im Genehmigungskorb landen.

Vom Zeiteintrag zum Arbeitsnachweis

  • Der Arbeitsnachweis sammelt die Zeiten aus der Erfassung, dazu Tätigkeit und Material
  • Der Kunde unterschreibt auf dem Gerät – im Büro und in der App
  • Mit der Unterschrift: Rechnung und Mailversand, Lagerabbuchung
Besser: Die Unterschrift ist der Auslöser für alles – ein Speichervorgang. Es gibt keinen Zustand dazwischen.

Nachkalkulation und Verlauf

  • Projektkalkulation: Soll aus angenommenen Angeboten, Ist aus Ausgaben und Zeiten
  • Stundensatz für den Verkauf getrennt von Bruttogehalt und Stundenkosten
  • Änderungsverlauf jeder Zeit – auch gelöschter
Besser: Verkaufspreis ist nicht Kosten: Stunden ohne Gehaltsangabe werden ausgewiesen, nicht geschönt. Und eine gelöschte Stunde hinterlässt eine Spur.

So wird aus der Stunde eine Rechnung

Von der Baustelle bis zur Auswertung – jede Stunde wird einmal erfasst und danach nur noch benutzt.

1

Erfassen

Der Monteur bucht seine Zeit in der App auf das Projekt – im Keller auch ohne Netz.

2

Einreichen

Am Ende des Tages oder der Woche reicht er seine Stunden mit einem Druck ein.

3

Freigeben

Das Büro bestätigt oder weist mit Grund zurück. Bestätigte Stunden ändert nur die Verwaltung.

4

Nachweis

Die Stunden stehen auf dem Arbeitsnachweis, den der Kunde auf dem Gerät unterschreibt.

5

Rechnung

Aus dem unterschriebenen Nachweis entsteht die Rechnung – als E-Rechnung.

6

Auswertung

Zeitkonto, Nachkalkulation und Auswertung je Mitarbeiter rechnen mit denselben Stunden.

Gehört zum selben Programm

allrounderX ist ein Handwerkerprogramm für den ganzen Betrieb. Diese Funktionen arbeiten mit denselben Kunden, Projekten und Belegen – mit einer Anmeldung und ohne Aufpreis.

E-Rechnung und Rechnungen

Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung, Versand über Peppol, Eingangsrechnungen einlesen.

E-Rechnung ansehen

Digitales Aufmaß

Fenster und Türen mit Zeichnung und Bestellmaß, 3D-Raumscan, Mengen mit Rechenansatz.

Aufmaß ansehen

Einsatzplanung auf der Plantafel

Monteure, Fahrzeuge und Baustellen auf einem Brett, Tourenplanung, Terminbestätigung an den Kunden.

Einsatzplanung ansehen

GAEB und Leistungsverzeichnisse

Ausschreibung als X83 oder D83 einlesen, kalkulieren, bepreisen und als X84 abgeben.

GAEB-Software ansehen

Wartungsplaner und Wartungsverträge

Verträge je Anlage, Fälligkeit in vier Stufen, Unterschrift online, Abhaken vor Ort.

Wartungsplaner ansehen

Fragen zur Zeiterfassung im Handwerk

Funktioniert die Zeiterfassung ohne Netz?

Ja. In der Außendienst-App werden Zeiten auch ohne Verbindung erfasst und eingereicht. Sie liegen in der Ausgangsmappe und gehen hinaus, sobald wieder Netz da ist.

Wie kommen Urlaub und Krankheit ins Zeitkonto?

Über die Abwesenheit, nicht über die Zeiterfassung. Ein Urlaubsantrag wird freigegeben, eine Krankmeldung gilt sofort. Beides steht danach im Zeitkonto, im Urlaubskonto und in der Plantafel.

Kann ich Stunden auf eine Angebotsposition buchen?

Ja, wahlweise. Dann sehen Sie in der Nachkalkulation, welche Position mehr Zeit gekostet hat als angesetzt.

Kostet die App für die Zeiterfassung extra?

Nein. Die Außendienst-App gehört zu jeder Lizenz, in jedem Paket.

Weitere Funktionen: E-Rechnung · Aufmaß · Einsatzplanung · GAEB · Wartung · Baustellendokumentation · Alle Funktionen

Ratgeber: Zeiterfassungspflicht · Alle Ratgeber

Die Zeiterfassung in allrounderX ansehen

Wir zeigen Ihnen in 30 Minuten den Weg von der Stunde auf dem Telefon bis zur Rechnung.

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