Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Eine E-Rechnung ist ein Datensatz in einem genormten Format (EN 16931), den ein Programm ohne Abtippen lesen kann. Ein PDF, das Sie per E-Mail verschicken, ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr. Es gilt als „sonstige Rechnung“, genau wie Papier.
Im Handwerk sind zwei Formate üblich:
- XRechnung: eine reine XML-Datei. Öffentliche Auftraggeber verlangen sie.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF, in dem dieselben Daten zusätzlich als XML stecken. Der Empfänger kann es lesen wie bisher, seine Buchhaltung kann es verarbeiten. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen nicht als E-Rechnung.
Weichen bei ZUGFeRD Bild und Daten voneinander ab, gelten die Daten. Geprüft wird deshalb der XML-Teil und nicht das, was man sieht.
Die Fristen im Überblick
| Zeitpunkt | Was gilt |
|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt. Der Absender braucht dafür keine Zustimmung. |
| bis 31. Dezember 2026 | Beim Ausstellen bleibt Papier für alle erlaubt, ein PDF mit Zustimmung des Empfängers. |
| ab 1. Januar 2027 | Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| ab 1. Januar 2028 | Alle Betriebe müssen E-Rechnungen ausstellen. |
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert, die Stufe 2027 um ein Jahr zu verschieben. Beschlossen ist das nicht. Planen Sie mit den Fristen der Tabelle.
Für welche Rechnungen die Pflicht gilt
Die Pflicht gilt, wenn Sie als Unternehmen im Inland an ein anderes Unternehmen im Inland leisten. Daraus folgt für den Alltag im Handwerk:
- Privatkunden: keine E-Rechnung nötig. Papier oder PDF bleiben erlaubt. Bei Arbeiten an Haus und Grundstück müssen Sie trotzdem innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung stellen.
- Vermieter: Wer vermietet, gilt umsatzsteuerlich als Unternehmer. Arbeiten Sie an einer vermieteten Wohnung, fällt die Rechnung an den Vermieter unter die Pflicht.
- Kleinbeträge: Rechnungen bis 250 Euro brutto sind ausgenommen.
- Kleinunternehmer: Sie dürfen weiter Papier oder PDF ausstellen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Im Zweifel gilt: Ist der Kunde ein Betrieb, ein Vermieter oder eine Hausverwaltung, schicken Sie eine E-Rechnung. Ein ZUGFeRD-PDF passt in beiden Fällen: Auch ein Privatkunde kann es lesen wie jedes andere PDF.
Was Sie jetzt vorbereiten
- Postfach festlegen. Nennen Sie Ihren Lieferanten eine Adresse für Eingangsrechnungen. Sie müssen seit 2025 jede E-Rechnung annehmen.
- Programm prüfen. Schreibt es ZUGFeRD und XRechnung? Liest es die E-Rechnungen Ihrer Lieferanten ein, ohne dass jemand abtippt?
- Stammdaten ergänzen. Öffentliche Auftraggeber verlangen eine Leitweg-ID. Sie gehört an den Kunden, nicht in jede einzelne Rechnung.
- Ablage klären. Eine E-Rechnung wird so aufbewahrt, wie sie gekommen ist: als Datei, unverändert, acht Jahre lang. Ein Ausdruck genügt nicht.
- Mit dem Steuerberater sprechen. Er sagt Ihnen, auf welchem Weg er die Belege haben will.
So macht es allrounderX: allrounderX schreibt jede Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung, versendet sie über Peppol und liest die E-Rechnungen Ihrer Lieferanten ein. Das ist in jedem Paket enthalten.
Stand: Oktober 2026. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Verbindlich sagt es Ihnen Ihr Steuerberater.